Điểm lại một số đặc điểm đặc trưng của hóa đơn điện tử

Rate this post

Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp được tốt nhất thì trong bài viết này sẽ giúp các kế toán điểm lại một số đặc điểm đặc trưng của hóa đơn điện tử, bao gồm cả cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp được nhanh chóng, thuận tiện nhất.

Một số đặc điểm đặc trưng của hóa đơn điện tử:

Trước khi thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp cần phải điểm lại một số đặc điểm đặc trưng của hóa đơn điện tử, đây cũng là những điểm khác biệt so với hóa đơn giấy, cụ thể:

– Ký hiệu hóa đơn: có chữ E (ví dụ: AA/18E)

– Số liên hóa đơn: không có số liên.

– Chữ ký trên hóa đơn: chữ ký số.

– Hình thức hóa đơn: lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không phải in ra giấy.

– Phương thức nhận hóa đơn: nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (web portal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.

– Thời gian lưu trữ hóa đơn: 10 năm trên hệ thống.

– Hóa đơn ghi song ngữ có được không: có.

– Khi hóa đơn có sai sót: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).

– Hóa đơn phục vụ đi đường: truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có mạng internet).

– Ngày của HĐĐT dùng để hạch toán, kê khai thuế: ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).

– Tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng ngay trên website của Tổng cục Thuế

– Định dạng hóa đơn điện tử:

Theo đúng như quy định của pháp luật, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu đồng thời cả file hóa đơn ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

+ File XML sẽ được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.

+ File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

hóa đơn điện tử

Với quy định như trên thì hóa đơn điện tử có định dạng XML chính là file cực kỳ quan trọng, nó tương đương như hóa đơn gốc bản giấy.  Do đó, các doanh nghiệp cần phải đọc kiểm tra và lưu trữ cẩn thận, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn. 

Hóa đơn điện tử có áp dụng cho hóa đơn xuất nhập khẩu không? 

Xử‌ ‌phạt‌ ‌HĐ‌ ‌không‌ ‌đúng‌ ‌định‌ ‌dạng‌ ‌theo‌ ‌quy‌ ‌định‌ ‌mới‌ ‌nhất‌ ‌về‌ ‌hóa‌ ‌đơn

Như vậy, trên đây là những đặc điểm đặc trưng của hóa đơn điện tử mà các kế toán doanh nghiệp cần phải nắm rõ để có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đúng, đủ, chính xác theo quy định của pháp luật hiện hành. Sau quá trình triển khai, hóa đơn điện tử thực sự đã mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, rút ngắn các thủ tục hành chính rườm rà và là một trong những yếu tố thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi trước thời hạn bắt buộc, nên chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để đảm bảo có thể hợp tác và phát triển lâu dài. Hy vọng bài viết đã mang đến cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích, phục vụ đắc lực cho công việc của các kế toán.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *